Український ринок праці входить у фазу затяжного дефіциту кадрів, і оперативне залучення іноземних фахівців через ауторсинг іноземного персоналу/аутстафінг стає інструментом, що можна запускати паралельно з довгими програмами підготовки місцевих працівників.
Кадровий дефіцит: масштаби 2024–2025
За 2022–2024 роки чисельність робочої сили в Україні зменшилась приблизно на 12% (мінус 2,1 млн осіб, до близько 15,2 млн), при цьому майже половина робочої сили є неактивною. На рівні бізнесу дефіцит кадрів у 2024 році прямо відчували понад 61% компаній, що вивело проблему у топ‑перешкод для малого та середнього бізнесу. Ця картина зберігається і в 2025 році, хоча локальні коливання можливі залежно від регіону та галузі.
Що таке «послуга з надання персоналу» і як вона легалізує аутсорсинг та аутстафінг
Юридичною основою для аутсорсингу/аутстафінгу є послуга з надання персоналу — за договором провайдер (резидент або нерезидент) направляє у розпорядження замовника одну чи кількох фізичних осіб для виконання визначених функцій. Договір може передбачати укладення трудового договору з замовником, а всі інші умови (оплата послуг, тривалість, розподіл контролю) визначаються домовленістю сторін. У практиці це охоплює як «оренду персоналу» на місці, так і віддалену роботу іноземних спеціалістів для українського бізнесу.
Правовий статус аутстафінгу в Україні у 2025 році
Базова норма закону передбачає, що діяльність суб’єктів, які наймають працівників для подальшого виконання ними роботи в іншого роботодавця, має здійснюватися на підставі дозволу центрального органу влади. Водночас порядок видачі такого дозволу, затверджений постановою №359, формально не набрав чинності, а частину норм про заборону діяльності без дозволу було виключено у 2022 році. Офіційна позиція служби зайнятості: відповідні дозволи фактично не видаються, тому компанії, що надають персонал в Україні, працюють без окремої «ліцензії на аутстафінг», дотримуючись загальних вимог трудового, податкового та міграційного законодавства.
Дозвіл на працю іноземців: строки, канали подання, ключові вимоги
Приймати іноземця на роботу (у межах української юрособи чи ФОП) можна лише після отримання дозволу на застосування праці іноземців у регіональному центрі зайнятості. Розгляд — до 7 робочих днів для видачі, до 3 днів для продовження або змін.
Подання можливе:
- особисто;
- через ЦНАП;
- поштою з описом вкладення;
- через е‑кабінет роботодавця.
Пакет документів на дозвіл
- Заява встановленої форми.
- Копія паспорта іноземця з нотаріальним перекладом.
- Фотокартка 3,5×4,5 см.
- Проєкт трудового договору (гіг‑контракту).
Для внутрішньокорпоративних цесіонаріїв та відряджених працівників додаються документи від іноземного роботодавця і зовнішньоекономічний контракт.
Вимоги до зарплати та винятки зі строком дозволу до трьох років
- Загальне правило для більшості працівників — оплата не нижче 10 мінімальних зарплат.
- Для громадських об’єднань, благодійних організацій і закладів освіти — не нижче 5 мінімальних зарплат.
Для окремих категорій вимога мінімальної зарплати не застосовується, а дозвіл може надаватися строком до 3 років:
- високооплачувані професіонали;
- засновники/учасники/бенефіціари українських юросіб;
- випускники ТОП‑100 світових ЗВО;
- працівники творчих професій;
- ІТ‑фахівці.
Скільки коштує дозвіл у 2025 році
Плата залежить від строку дії дозволу і прив’язана до прожиткового мінімуму для працездатних осіб, встановленого на 1 січня року подання документів. У 2025 році прожитковий мінімум — 3028 грн.
| Строк дії дозволу | Плата |
|---|---|
| До 6 місяців | 9084 грн (3 ПМ) |
| Від 6 місяців до 1 року | 15 140 грн (5 ПМ) |
| Від 1 до 2 років | 24 224 грн (8 ПМ) |
| Від 2 до 3 років | 30 280 грн (10 ПМ) |
За продовження — на один прожитковий мінімум менше відповідного тарифу для первинної видачі. Окремі пільгові категорії — безоплатно.
Посвідка на тимчасове проживання на підставі працевлаштування
Після отримання дозволу іноземець оформлює посвідку на тимчасове проживання. Базові документи:
- паспорт з візою D (за потреби) та переклад;
- медичний страховий поліс;
- підтвердження сплати адмінзбору;
- дозвіл на працю або трудовий/гіг‑контракт для категорій, які працюють без дозволу.
Роботодавець або резидент Дія Сіті письмово зобов’язується повідомити ДМС і службу зайнятості про дострокове припинення трудових відносин. Строк оформлення — до 15 робочих днів з дати прийняття документів.
Альтернативні правові підстави залучення іноземних фахівців
Крім класичного працевлаштування в українського роботодавця, посвідку можна отримати для роботи у філіях/представництвах іноземних юридичних осіб та іноземних банків, а також для участі у проєктах міжнародної технічної допомоги (за поданням реципієнта та з копією реєстраційної картки проєкту). Ці підстави часто застосовують у великих міжнародних групах або у грантових ініціативах.
Валютні розрахунки за послуги іноземного персоналу/провайдерів
З 4 травня 2024 року скасовано всі валютні обмеження на імпорт робіт і послуг — бізнес може купувати валюту та переказувати її за кордон для оплати іноземних послуг (включно з послугами провайдерів персоналу). У грудні 2024 року та в травні–серпні 2025 року НБУ впровадив наступні пакети лібералізації: розширювалися дозволені розрахунки бізнесу, уточнювалися правила валютного нагляду та з’явилися стимулюючі механізми, що дозволяють проводити окремі операції в межах інвестлімітів. Для планування договорів важливо перевіряти чинні на дату платежу постанови НБУ.
Оподаткування виплат нерезидентам за послуги з джерелом походження з України
За загальним правилом резидент, який виплачує нерезиденту дохід із джерелом походження з України (у тому числі за послуги), утримує 15% податку з таких доходів під час виплати, якщо інше не передбачено чинною конвенцією про уникнення подвійного оподаткування (за умови наявності підтвердження резидентності нерезидента та бенефіціарного статусу). Якщо послуги фактично надані за межами України й не формують українського джерела доходу, утримання не здійснюється — питання визначається за сутністю операції та місцем її надання. За ненарахування/неутримання/несвоєчасну сплату діє штрафна шкала ст. 125‑1 ПКУ (10%, 25%, 50% і 75% при повторності). Санкції застосовують до податкового агента.
Захист і транскордонна передача персональних даних при аутсорсингу
Транскордонна передача даних потребує правових підстав із переліку, визначеного законом:
- згода суб’єкта;
- виконання договору в інтересах суб’єкта;
- захист життєво важливих інтересів;
- суспільний інтерес/правова вимога;
- достатні гарантії контролера.
Кабмін затвердив перелік «білого списку» держав, що вважаються такими, що забезпечують належний захист. Водночас прямо заборонена передача іноземним суб’єктам, пов’язаним із державами‑агресорами/окупантами, їх союзами та підсанкційним особам. На практиці це означає обов’язковість договірних ККТ‑застережень (SCC‑аналогів), оцінок впливу на захист даних і маршрутизації обробки через юрисдикції зі списку належного захисту.
Як працює процедура на прикладі Києва у 2024 році
Столична служба зайнятості повідомила: у січні–жовтні 2024 року близько 1100 роботодавців подали 2850 заяв щодо дозволів на працю іноземців, за результатами оформлено майже 2500 дозволів. Подання можливе через ЦНАП, пошту, е‑кабінет або безпосередньо до КМЦЗ. Документи іноземною мовою подаються з перекладом українською.
Що дає аутсорсинг іноземних фахівців у відповідь на дефіцит кадрів
Компанія може або напряму працевлаштовувати іноземців з дозволом і посвідкою, або купувати послугу з надання персоналу у провайдера за кордоном чи в Україні (у т. ч. з віддаленою роботою).
У першому випадку критично дотримати вимоги до зарплати, строків і формальностей ДМС/ДСЗ. У другому — грамотно визначити місце надання послуг (для цілей ПДФО/ПДВ/податку на доходи нерезидентів), канали валютних розрахунків і правила передачі персональних даних, а також переконатися, що провайдер формально не здійснює забороненої діяльності в Україні, яка потребувала б неіснуючого «дозволу на аутстафінг».
На тлі скорочення робочої сили і високої конкуренції за таланти це реальний спосіб швидко закрити критичні вакансії без компромісів із законом і комплаєнсом.